EIFO: Et ønske om grønne løsninger, ens brugerflade og gnidningsfri on-boarding af 450 medarbejdere

Danmarks Eksport- og Investeringsfond (EIFO), blev skabt ved en sammenlægning af de tre statslige fonde, Vækstfonden, EKF Danmarks Eksportkredit og Danmarks Grønne Investeringsfond. Sammenlægningen betød, at man var på udkig efter nye, fælles lokaler, dermed også en leverandør af it-udstyr til bl.a. arbejdsstationer, mødelokaler samt til et podcaststudie. Alt dette leverer COMM2IGs specialister til EIFO.

Grøn omstilling og grønne løsninger
EIFO er sat i verden for at være både drivkraft og katalysator for danske virksomheders fornyelse, for at åbne døre for global forretning og for at føre an i omstillingen til en grønnere og mere bæredygtig fremtid. Det sidstnævnte afspejles også tydeligt i alt fra selve bygningen (som er bygget efter bæredygtige principper samt DGNB Platin-certificeret) – og ned til den mindste detalje. Grønnere løsninger er altså også noget af det, der har betydning for EIFO ved valget af IT-udstyr.

Valget af COMM2IG som leverandør
EIFO havde opstillet nogle kriterier til udbuddet af opgaven, som bl.a. handlede om høj lyd- og billedkvalitet, at man kunne levere ensartethed af lokalerne, samt ens brugerflade uanset mødelokalets størrelse – og selvfølgelig de grønnere løsninger. COMM2IG blev altså it-leverandør for EIFO på baggrund af ovenstående kriterier. EIFOs it-chef Jan Christian Børresen og projektleder og kommunikationsrådgiver Lærke Kirstine Kjær har tilsammen ansvaret for samarbejdet med COMM2IG som it-leverandør.

I dag har COMM2IG leveret 37 mødelokaler – heriblandt et større projekt i kantinen, ca. 500 arbejdsstationer og et podcaststudie. Især samarbejdet mellem COMM2IGs AV-afdeling og EIFO er en stor del af projektet.

COMM2IG: mere end blot forhandler af hardware 
Jan Børresen, IT-chef hos EIFO fortæller kort om samarbejdet, at han er blevet overrasket over, hvor meget COMM2IG faktisk kan hjælpe med, da han førhen tænkte, at COMM2IG blot kunne flytte en PC fra A til B.

“Har jeg en udfordring ringer jeg til min personlige sælger hos COMM2IG, for lige at høre om de kan løse det. I de fleste tilfælde er svaret: Det kan vi godt, lad mig lige ringe tilbage.”

“Vi har en supportfunktion, der består af fem mennesker, som jeg jævnligt går til, og beder om at sørge for, at mødelokalerne bare spiller. De kigger altid bare på mig og siger: Jamen vi har ikke rigtigt noget at lave i de mødelokaler, fordi det virker bare.”

Jan Børresen, IT-chef hos EIFO

450 arbejdsstationer i luften samme dag

Den fysiske sammenlægning af de tidligere tre statslige fonde, skulle ske d. 4. september 2023. Her var det planlagt at ca. 450 ansatte skulle rykke ind i Orienthuset på deres nyopsatte arbejdsstationer. Projektleder og kommunikationsrådgiver, Lærke Kirstine Kjær fortæller følgende om opgaven:

”Det var en helt vild opgave, I hjalp med der. Det var trods alt opsætning af ca. 500 arbejdspladser, der bare skulle være plug and play.”

Til dette supplerer Jan Børresen:

”Vi havde jo helgarderet os ved, at jeg havde sagt til alle 12 ansatte i it, at der ikke var nogen, der skulle planlægge noget som helst hele den uge.Vi havde yderligere også entreret med at COMM2IG, skulle være her i 14 dage, for at kunne løse de problemer, der kunne opstå. Men det endte med, at der var 450 mennesker, der mødte ind på arbejde, satte stikket i.. Og begyndte at arbejde. Der var ingenting.” 

Jan fortæller, at han selv kunne have løst de få udfordringer der var, og desuden at dagen var så vellykket, de måtte sende COMM2IG-holdet hjem, og starte den normale arbejdsgang helt mod forventning.

“Det var en kæmpe oplevelse at kunne gå ind og have en normal arbejdsdag, når man tænker på, hvor stort et ryk, det var”, fortæller it-chefen, Jan Børresen, som da også fik tildelt stor ros af EIFOs direktion både for AV-løsningerne og for arbejdstationerne på det efterfølgende morgenmøde.

Frygten for tidskrævende vedligeholdelse af mødelokaler

Jan Børresen og Lærke Kirstine Kjær kommer begge fra det tidligere Vækstfonden, og står tilsammen i spidsen for dette projekt. Et projekt, der på baggrund af dårlig erfaring, vakte lidt uro:

”Vi kommer ude fra Vækstfonden, hvor der var der 22 mødelokaler, og vi havde problemer hver uge, der skulle ordnes. Så vi brugte rigtig meget tid på at få mødelokalerne til at køre. Når man så går fra 22 til 37 mødelokaler her hos EIFO, så var min frygt at jeg skulle have en person gående omkring mødelokalerne altid og hele tiden. Men det har slet ikke været nødvendigt” fortæller Jan Børresen, og fortsætter:

”Vi har en supportfunktion, der består af fem mennesker, som jeg jævnligt går til, og siger: Nu skal I sørge for, at mødelokalerne bare spiller. Og så kigger de på mig og siger: Jamen vi har ikke rigtigt noget at lave i de mødelokaler, fordi det virker bare.”

Grønne løsninger

Valget af AV-udstyr til mødelokalerne bar klart præg af et ønske om grønnere mødelokaler.

Samsung har et mål om at bruge 100% bæredygtige materialer inden 2025. Desuden er Samsungs professionelle skærme designet til at være så energieffektive som muligt.

Alle mødelokaler hos EIFO er smartstyrede ift. skærme, udluftning, lys, mv., hvilket er med til at gøre lokalerne så energioptimerede som muligt.

Bæredygtighed ligger i EIFOs DNA, og det er derfor vigtigt for dem at imødekomme det mest muligt i alt fra mødelokaler, til hvor længe en PC bliver brugt samt, hvordan man skiller sig af med den.

Læs mere om dine hvordan du får en grønnere mødelokale med COMM2IGs AV-hold her.

Samarbejdet mellem flere interessenter

”Vi har jo haft et fantastisk samarbejde med projektlederen og de teknikere der satte mødelokalerne op” fortæller Jan Børresen.

Jan fortæller at projektlederen har været på hele tiden, og har været god til at følge op og orientere.

”Specialisterne og projektlederen fra COMM2IGs AV-hold har været gode til at tage teten med håndværkerne når de var her. Altså som sagt det er jo noget af et hus, der var ved at blive bygget samtidig med AV-installationerne. Vi behøvedes ikke agere bindeled imellem dem, og det var guld værd.”

Projektkoordinator og Kommunikationsrådgiver Lærke Kirstine Kjær fortæller om samarbejdet:

 ”Jeg kom ind lidt fra højre af og må da indrømme, at det har været en kæmpe hjælp, at der er taget så meget ansvar, når man ikke selv står med byggeteknisk viden. Og jeg følte mig samtidig meget tryg i, at kunne overlade det til COMM2IGs specialister, og vide at det rent faktisk blev gjort og fulgt op på. Det var en kæmpe hjælp med folk, der både var gode til at formidle og oversætte, og som fik handlet på det.”

Lærke fortæller at de fik tingene til at ske – og at de var gode til at fremhæve, hvad Lærke specifikt skulle tage stilling til.

Supportaftale

Normalt er Jan Børresen ikke en stor fan af supportaftaler. Men han fremhæver, at han er rigtig glad for, at løsningen er gjort meget nem og overskuelig. Hvis man har brug for at fejlmelde, scanner man blot en QR-kode i skabet i pågældende mødelokale, og så er den med det samme fejlmeldt hos COMM2IG, som kommer og løser problemet.

”Vi er jo i den situation, at vi har 37 mødelokaler inklusive kantinen. Så der er rigtig mange steder, hvor noget kan gå galt. Så det er klart en lettelse for os, at vi bare kan gribe telefonen og sige: Vi har et mødelokale, der er noget galt med, kan I komme og fixe det?”

UDARBEJDET I SAMARBEJDE MED

Bliv kontaktet og hør mere om dine muligheder med COMM2IG

Påkrævet felt
Påkrævet felt
Påkrævet felt
Påkrævet felt
Påkrævet felt
Påkrævet felt

Persondatapolitik

Påkrævet felt
Påkrævet felt

I COMM2IGs vilkår og betingelser for opbevaring og deling af persondata, gør vi opmærksom på, at COMM2IG forholder sig retten til at dele data med udvalgte samarbejdspartnere i forbindelse med det pågældende arrangement. Dine data, såfremt disse forbliver på en inaktiv liste, bliver derved opbevaret i vores database i op til et år inklusiv det løbende kvartal, hvorefter disse data bortskaffes.