Stop med at tage noter og lad Plaud Note gøre arbejdet

Der findes gadgets, som lover at gøre hverdagen nemmere, og så findes der dem, der rent faktisk gør det. Plaud Note hører til den sidste kategori. Den optager mine møder og foredrag og omdanne dem til referater, opsummeringer og beslutningspunkter med forbavsende præcision. Jeg indrømmer blankt, at jeg har en svaghed for gadgets, der kan effektivisere min hverdag.

Efter 3 måneders test er nøgleordene, at enheden giver mig mere tid til at være present under møder, jeg får alle informationer med hjem og jeg skal ikke bruge en time på at skrive et referat til alle deltagere. Kort sagt gør den min hverdag meget meget mere effektiv. Herved er omkostningen enormt hurtigt tjent hjem. 1-2 mødereferater og den er tjent hjem på tidsforbruget og giver væsentlig højere kvalitet af et mødereferat. 

Mine krav til denne typer værktøjer:

Nu tænker du sikkert, jamen der findes mange apps og dimser, der kan det optage samtaler. Ja, jo, men der er forskel! Og derfor vil jeg begynde dette indlæg med at definere mine krav til en dims eller app, der skal kunne optage min møder og derefter giver mig et godt og præcist referat.

 

1. For det første, så skal den være pokkers god til at optage mødet og herunder de forskellige stemmer, der taler. Den skal kunne genkende en stemme, så en udtalelse i løbet af mødet tilskrives den rette person.
2. Høj sprogforståelse: Den skal ligeledes være pokkers god til at forstå hvad der tales om og forstå de enkelte ord. Jeg kan ikke bruge en enhed, der ikke forstår tekniske ord eller og skriver ”speesten” i stedet for ”spise den”.
3. Den skal kunne forstå dansk og kunne skrive et referat på dansk.
4. Den må meget gerne kunne forstå andre sprog. Foregår mødet på engelsk, så vil jeg stadigvæk gerne have et referat på dansk.
5. Den skal kunne levere forskellige former for referater, fx minut-for-minut, mødereferat med hovedpunkter og actionplan, referat for en forelæsning, ”mødesekretær”, jobinterviews, med flere.
6. Referatet skal let kunne overføres til en email og sendes til mødedeltagerne.
7. Enhedens pris incl. evt. abonnement skal stå mål med den effektivitet, som enheden giver mig.
8. Den skal være let altid at have på mig.
9. Og så sidst, men ikke mindst: datasikkerheden omkring de optagede samtaler: hvor behandles og opbevares mødet og referatet.

 

Listen herover er i prioriteret rækkefølge, dog med undtagelse af sidste punkt, som kan være en show-stopper, selv om alle andre punkter opfyldes.

Jeg har kastet min kærlighed over en Plaud Note

Lad mig lige kort beskrive denne enhed: Enheden er på størrelse med et almindeligt kreditkort og har en tykkelse på 3 kreditkort. Vægten er kun omkring 30 gram. Batteriet giver op til 30 timers kontinuerlig optagelse og oplades fuldt på 2 timer. Hukommelsen på 64 Mb giver op til 480 timers lydoptagelser (link).

Enheden sidder fast i en magnetisk lomme bag på min smartphone. Den er altså let at have med mig. Hermed opfyldes mit 8. krav.

Dens rækkevidde er på ca. 10 meter og den bruger 2 mikrofoner, samt en såkaldt VCS-sensor (Vibration Conduction Sensor), som tilsammen med indbygget AI-støjdæmpning giver god lyd selv i støjende eller store rum. Jeg har testet med 12 deltagere til et møde og et foredrag i en pænt stor sal, hvor jeg sad på 2 række, ca. 5 meter fra talerne (Det gjorde den godt!). Enheden kan via appen reguleres mht. lydoptagelsernes kvalitet.

Med den lille knap vælger jeg om den skal optage den telefonsamtale, som jeg har eller om den skal optage et fysisk møde. Optagelsen sker ved at trykke på den store knap, hvorved der lyser en diskret rød lampe.

 

Efter endt optagelse overfører jeg lydfilen til en app på min smartphone vha. Bluetooth eller via Wifi  (Det er også muligt at overføre med et kabel). I appen vælger jeg så hvilken referat-template (og sprog), som jeg ønsker. Efter få minutter præsenteres referatet i appen, som jeg derefter kan overføre til en mail, dele, mv.

Enheden forstår 112 forskellige sprog, herunder dansk. Jeg vil vurdere, at den rammer over 95% korrekt i forståelsen af det optagede. Jeg har stået med jurister, IT-nørder, en ejerforening, kundemøder, møder med speciallæger og kunstforedrag, og enheden har forstået sammenhæng og endda fagudtryk/-ord.

Nogle møder har været blandet mht. sprog, dansk og engelsk (med accent). Det forstod den og udarbejdede referatet på dansk (altså det engelske blev oversat og indgik på dansk). Herved opfyldes mine 5 første krav!

Hverdagens eksempler:

Jeg bruger den i mange forskellige situationer. På traditionelle møder, hvor man enten glemmer, hvem der sagde hvad, eller hvor referatet alligevel tager halve aftener at få styr på. Til foredrag, hvor jeg gerne vil koncentrere mig om indholdet og slippe for at stresse over noter. Og nogle gange lader jeg den bare lytte med på webinarer, hvor jeg ikke selv har mulighed for at sidde engageret foran skærmen. Jeg har endda et par gange ladet den optage optagede webinarer, som jeg ikke havde tid til at gense – og hver gang har jeg fået et velstruktureret referat med hovedpointerne og et hurtigt overblik over, hvad der faktisk blev sagt.

Jeg måtte kort forbi et hospital og her hjalp enheden mig med at huske (og forstå) lægernes diagnoser og behandlingsforslag. Den genkendte lægens fagudtryk og AI-funktionen udarbejdede et referat med forklaringer, som var en stor hjælp, da jeg kom ud af den tågede tilstand, som dette hospitals besøg havde bragt mig i.

 

Et af de mere imponerende øjeblikke kom dog på et ledermøde, hvor ingen – absolut ingen – havde tid til at skrive referat. Alle var videre til næste opgave, næste projekt, næste møde. Jeg satte blot Plaud Note på bordet, trykkede én gang, og halvanden times samtale med 12 deltagere kørte derudaf. Ti minutter efter at mødet var slut, lå der et fuldt referat klar i appen: opsummering, hovedpunkter, beslutninger og tydelige action punkter, som vi kunne følge op på til næste møde. Alt sammen uden at nogen skulle ofre yderligere tid på det.

Efter et foreningsmøde opstod der tvivl om hvad en mødedeltager havde sagt. Det kunne nu fremlægges ord-for-ord. Referatet af ugens faste sikkerhedsmøde giver en kort status på punkterne fra sidste møde, nye punkter, som kommer til på dagens møde, en To-do liste frem til næste møde.

En vigtig erfaring: på et møde, blev en person, der ikke var til stede, kommenteret med nogle personlige (og venlige) kommentarer, som ikke var relevant for mødet. Det sorterere transskriptionen bare fra af sig selv. Smart!

 

En anden smart lille ting: Når referatet er udarbejdet, så vil der stå [speaker1], [speaker 2], osv. Nu kan du klikke på [speaker 1] og få afspillet et par lydeksempler, hvorved du kan udskifte ordet speaker1 med navnet på den pågældende person. Dette føres nu automatisk igennem hele referatet. Min stemme genkender enheden, så det er ikke længere nødvendigt.

Det er desuden værd at notere sig, at man gerne må optage til sig selv uden samtykke. Hermed sagt, kan man selvfølgelig altid spørge om det alligevel for en god ordens skyld.

Men, hvad så med hensyn til datasikkerhed?

Som jeg skrev i indledningen, så er dette afgørende for mig at data håndteres sikkert. For når en enhed bliver så god til at lytte, transskripere og gemme, så bliver man nødt til også at spørge: hvor havner mine optagelser? Hvem kan tilgå dem? Og hvordan flugter det hele egentlig med EU’s krav til databeskyttelse?

Og her kan det være svært blot at stole på markedsføring. Jeg har brugt timer på at læse mig igennem deres rapporter og deres markedsføring.

 

Jeg beklager lige her, men jeg er kommet frem til, at jeg er nødt til at gøre dette afsnit ret omfattende og nørdet, da spørgsmålene mht. datasikkerhed vil være et kardinalpunkt for mange, herunder CISO’er og DPO’er, når de skal overveje at bruge en Plaud enhed i deres egen virksomhed:

 

Compliance dokumentation, kryptering og storage optioner:

Heldigvis har Plaud valgt at dokumentere deres tilgang til datasikkerhed og compliance grundigt – med en række internationale standarder og kontroller, der taler til både privatpersoner og professionelle brugere (link).

Plaud oplyser at overholde en række højt anerkendte certificeringer og reguleringer , som jeg vælger at gengive herunder, så du selv kan vurdere din tillid til deres ”markedsføring”:

• ISO/IEC 27001:2022 – denne standard sikrer, at Plaud har et formaliseret ledelsessystem for informationssikkerhed (ISMS), der beskytter fortrolighed, integritet og tilgængelighed for data. Det betyder, at sikkerhed er tænkt ind i alle processer, produkter og arbejdsgange.
• ISO/IEC 27701:2019 – som bygger videre på ISO 27001 og omsætter sikkerhedssystemet til databeskyttelse og privatliv. Det er en vigtig indikator på, at behandling af persondata sker med ansvar, transparens og i overensstemmelse med globale standarder.
• Overholdelse af Persondata forordningen (GDPR) for EU-brugere – hvilket betyder, at personoplysninger håndteres med respekt for privatliv, med klare principper for samtykke, transparens, adgang, sletning mv.
• SOC 2 Type II – en uafhængig revision, der verificerer at Plaud’s sikkerheds-, tilgængeligheds-, behandlingens integritet, fortrolighed og privatlivskontroller fungerer i praksis over tid – altså ikke kun i teori.
• HIPAA-overensstemmelse – relevant især hvis man bruger Plaud i sundheds- eller plejesammenhæng, hvor følsomme helbredsoplysninger kan være involveret. Plaud angiver, at de lever op til HIPAA-krav ved håndteringen af sundhedsrelateret data.
• EN 18031 – en standard for fysisk og logisk sikkerhed af hardware; det vil sige, at selve enheden bag Plaud er designet til at være robust mod manipulation og uautoriseret adgang.

Hertil kommer

•  at alle ens optagelser bliver beskyttet hele vejen rundt. Det betyder, at data er låst inde på selve enheden, låst inde når de ligger på Plauds servere, og også beskyttet, mens de bliver sendt frem og tilbage. De bruger den samme type stærke kryptering, som banker og offentlige myndigheder anvender (AES-256 og TLS 1.3) – så andre ikke kan “kigge med” undervejs.
• Når først du har overført en optagelse til appen på din smartphone, så slettes optagelsen på selve Plaud enheden.
• Du kan desuden vælge om dine optagelser skal ligge krypteret i skyen — eller kun lokal-lagres på din smartphone. Dermed kan du selv styre graden af “cloud brug” og dermed også risikoen.
• Hvis du slået cloud-sync fra og kun bruger lokal lagring, mindsker du risikoen for uønsket 3.-lands dataoverførsel.
• Plaud tillader eksport af transskriptioner, noter og opsummeringer i standardformater – for backup, deling eller arkivering uden at binde dig til deres platform.
• Du kan til enhver tid vælge at slette dine optagelser, transskriptioner og opsummeringer – og det bliver gjort øjeblikkeligt og sikkert direkte i Plaud-appen.

Skulle du have lyst til at se de forskellige certificeringer og/eller rapporter, så følg dette link.

Min mening efter tre måneds test

Efter tre måneds test kan jeg konkludere, at Plaud Note ikke bare er en gadget, men et redskab, der virkelig kan ændre måden, vi arbejder på. Den lille enhed gør præcis dét, jeg har drømt om i årevis: den lytter, forstår og opsummerer møder, foredrag og webinarer, så jeg kan fokusere på indholdet og samtidig have et klart, brugbart referat lige ved hånden. Jeg har oplevet, hvordan den har hjulpet os på ledermøder, hvor ingen havde tid til at tage noter, og hvordan den har hjulpet mig med at huske og forstå fagudtryk hos både jurister, læger og IT-specialister. Den lille Plaud Note har endda gjort det muligt at “læse med” på webinarer, jeg ellers ikke havde tid til, og få et fuldt referat med action points, uden at jeg behøver bruge timer foran skærmen (timer jeg nu kan bruge til andre ting).

 

Set fra en virksomheds synspunkt er potentialet enormt. Med enheden kan man sikre præcise, dokumenterede referater, hvor alle beslutninger og opgaver kan følges op uden misforståelser. Det sparer tid og energi, og giver samtidig et solidt overblik – både for medarbejdere og ledere. Samtidig er det vigtigt at huske, at Plaud Note ikke er en tryllestav; datasikkerhed, GDPR og interne politikker skal altid tænkes ind. Men med den rette governance, klare regler for brug og eventuelt et enterprise-setup, kan enheden integreres trygt i en professionel hverdag.

Hvis enheden skal benyttes inden for det offentlige – fx af sundhedspersonale, socialrådgivere eller sagsbehandlere – bliver kravene til datasikkerhed og GDPR naturligvis endnu højere. Her kan Plaud Note stadig være et stærkt værktøj, men det kræver nøje vurdering af, hvilke data der må optages, hvor de behandles, og hvordan cloud-synkronisering håndteres. I sådanne miljøer vil det ofte være nødvendigt at slå cloud-funktioner fra, bruge lokal lagring, sikre klare retningslinjer for samtykke fra patienter eller borgere og gennemføre risikovurderinger. Med disse foranstaltninger kan Plaud Note bruges som et effektivt støtteværktøj til dokumentation, samtidig med at man lever op til de strenge krav, der gælder i offentlige institutioner.

For mig personligt har Plaud Note ændret min måde at deltage i møder og foredrag på. Jeg kan nu være til stede og engagere mig uden konstant at skrive noter, og alligevel få det bedste ud af diskussionerne bagefter. Den giver mig frihed, overblik og en ny form for kontrol over det, jeg ellers ville risikere at glemme eller misforstå.

 

Kort sagt: Plaud Note kombinerer teknologiens effektivitet med praktisk anvendelighed på en måde, der virkelig giver mening i hverdagen. For private brugere er den allerede et stærkt værktøj, men for virksomheder og offentlige institutioner, der tør tænke governance og datasikkerhed ind fra starten, kan den blive en uvurderlig del af arbejdsdagen – et redskab, der frigør tid, skaber overblik og gør arbejdet mere intelligent, præcist og nærværende.

Læs endnu mere fra min test af Plaud Note

Hvis du er interesseret, kan du dykke endnu dybere ind i emner som compliance, ai, pris, flere funktioner, brug af Plaud Note i en EU-virksomhed og andre ting ift. denne vidunderlige gadget sammen med mig på min blog.

Du kan også tage fat i mig direkte på sama@comm2ig.dk.